Aujourd’hui, le numérique apparaît comme incontournable pour les professionnels souhaitant conserver des documents. Néanmoins, il existe encore un grand volume de support physique, posant inévitablement la question du stockage. Un constat pour les grandes entreprises comme les commerces de proximité, les PME et les TPE. Plutôt que d’être submergé par l’amoncellement des documents papier, vous devez impérativement vous orienter vers une solution de stockage efficiente.
Pour quelle raison est-il nécessaire de conserver vos documents professionnels ?
Il s’agit tout simplement de répondre à une obligation légale, sous peine de recevoir une contravention. En ayant à votre disposition tous les documents appropriés, c’est un excellent moyen de préserver vos droits, car vous avez la possibilité de prouver ce que vous avancez. C’est aussi une manière d’attester que vous remplissez parfaitement vos obligations légales vis-à-vis des caisses sociales et de l’administration fiscale.
La conservation des autres documents est également nécessaire pour prouver le remboursement d’une dette à travers un justificatif ou bien de présenter un commencement de preuve dans le cadre d’un contrôle fiscal.
Quels sont les documents à conserver 10 ans ?
Si vous êtes un professionnel, la conservation des papiers concerne le Livre journal, le Grand livre, le livre d’inventaire, le livre de caisse, les balances, le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes. Vous n’aurez d’autres choix que de conserver ces différents documents pendant au minimum 10 ans. Il s’agit d’une obligation légale valable à partir de la fin de l’exercice social. Durant cette période, les documents peuvent aussi bien être consultés par les actionnaires, les associés ou l’administration fiscale.
De même, ces documents seront également utilisés dans le cadre d’un partage de sociétés, pour une liquidation judiciaire, un redressement, un contrôle fiscal ou pour les affaires de succession. Si vous n’êtes pas en mesure de présenter les documents à l’administration fiscale lorsqu’elle l’exige, vous vous exposez à une sanction financière.
De même, toutes les pièces comptables justificatives seront conservées comme les documents liés à un emprunt, les bons de livraison, les contrats d’assurance, les bons de commande et les factures.
Quels sont les documents à conserver 30 ans ?
Cette fois-ci, c’est une durée bien plus longue qui implique un stockage en bonne et due forme pour éviter que les documents ne subissent la moindre dégradation. La loi impose de conserver les contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers pendant une période de 30 ans. C’est également le même constat concernant les contrats d’acquisition fonciers.
En revanche, si vous avez des actes de transmission, des ordonnances ou des jugements à propos de la société, vous conservez ces documents sans limite dans le temps.
Archivage : quels sont les documents papiers que vous devez conserver ?
Comme vous avez pu le voir dans le paragraphe précédent, il existe une multitude de documents à conserver. Cependant, le temps de stockage n’est pas le même en fonction de la nature du document. Dans tous les cas, vous ne devez jamais vous séparer de tous les documents comptables comme les registres, les livres, les bons de commande et les quittances du bailleur.
Vous appliquez exactement la même rigueur pour les documents fiscaux comme la taxe foncière, la taxe sur les entreprises, les cotisations sociales et la TVA. De même pour les documents commerciaux, sociaux et relatifs au personnel. Enfin, impossible de faire l’impasse sur les documents immobiliers.
Comment bien stocker les archives ?
Maintenant que vous avez pris connaissance de l’importance du stockage des documents papiers, vous devez impérativement suivre une procédure de gestion appropriée. En respectant ce principe, l’administration fiscale accédera à l’ensemble des papiers nécessaires.
En premier lieu, vous allez investir dans du matériel de stockage suffisamment robuste pour résister dans le temps. Donc, des élastiques, du scotch, des trombones et bien évidemment des cartons ou des caisses suffisamment solides pour résister au poids des objets. Voilà pourquoi, vous devez vous montrer méticuleux au moment de remplir les cartons pour éviter le moindre mouvement.
Pour vous y retrouver plus facilement, la numérotation des cartons reste un impératif. Ainsi, vous retrouvez tous les documents appropriés le moment venu. De même, n’oubliez pas d’être vigilant sur l’endroit dans votre logement dans lequel vous allez stocker vos archives. De préférence, dans un lieu sécurisé, à l’abri des incendies et sans aucun problème d’humidité.
Vous pourriez par exemple envisager de vous rapprocher de la société 1BOX, car celle-ci reste spécialisée dans la location de garde-meubles. De votre côté, il vous suffit de louer un box avec une taille appropriée pour bénéficier d’un exceptionnel espace de stockage avec une sécurité permanente, c’est-à-dire 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Si vous habitez à proximité de Toulon, Toulouse ou de Bordeaux, sachez que c’est une solution parfaitement envisageable.
En conservation, quelques règles s’imposent
La conservation papiers pour les documents professionnels ou les documents personnels implique des précautions comme le fait de ne pas fumer, boire ou manger à proximité. Lorsque vous le pouvez, n’effectuez aucun dépôt au niveau du sol, mais privilégiez des étagères en acier inoxydable. Enfin, limitez le droit de passage des personnes en autorisant uniquement les individus concernés pour accéder aux archives papiers.
Ce qu’il faut retenir des archives papiers
Le stockage des documents doit être une priorité pour n’importe quelle structure ou entreprise. Il n’est pas concevable de perdre le moindre document, car les conséquences peuvent être particulièrement lourdes. Donc, réfléchissez à la meilleure procédure et notamment à la location d’un box de stockage pour éviter que l’accumulation des archives ne pose des problèmes au sein de l’entreprise.
