À l’ère de la dématérialisation, il semble que tout se joue désormais dans le cloud ou sur nos ordinateurs. Pourtant, les documents sous format papier conservent une valeur légale, symbolique ou administrative indéniable. Entre la numérisation des données et la conservation des archives physiques, la question de la sécurité se pose avec acuité. Comment éviter les pertes, les détériorations ou les accès non autorisés ? Découvrez ici les bonnes pratiques en matière de stockage pour archives numériques.
Archivage de données : peut-on s’en passer ?
Processus qui consiste à recueillir, classer et conserver des documents, l’archivage est un aspect fondamental de la gestion d’une entreprise qui accorde de l’importance à la conformité aux lois en vigueur et au bon traitement des données de ses utilisateurs. Qu’il s’agisse de documents administratifs, de relevés fiscaux, de souvenirs de famille, de contrats, de factures ou de données professionnelles, archiver reste une nécessité. Dans bien des cas, c’est une obligation légale : certains documents doivent être conservés pendant 1, 5, 10, voire 30 ans, selon leur nature (comptabilité, assurance, immobilier, etc.).
Toutefois, l’archivage ne sert pas qu’à répondre à des impératifs légaux. Il permet aussi de protéger votre mémoire : historique d’une entreprise, documents médicaux, diplômes, manuscrits, photos précieuses…, autant d’éléments que vous souhaitez certainement retrouver un jour, intacts et accessibles. Les risques sont nombreux : un dégât des eaux, un incendie, une mauvaise organisation, ou encore un piratage informatique peuvent compromettre des années de données. C’est pourquoi il est essentiel d’envisager des solutions sécurisées et durables.
Archivage numérique : une solution pratique non sans limites
L’époque de la classique et épuisante recherche d’informations dans des salles poussiéreuses est révolue. L’archivage numérique s’est imposé comme une solution de choix grâce à sa praticité. Il permet de réduire considérablement l’encombrement, d’accéder aux fichiers à distance, de les partager ou de les dupliquer en quelques clics. Cloud, disques durs externes, serveurs ou clés USB sont autant de supports utilisés aujourd’hui.
Pourtant, cette facilité d’usage ne doit pas masquer les limites de la dématérialisation. Les cyberattaques se multiplient, et un mot de passe faible ou une faille dans le système peut suffire à compromettre des données sensibles. Plusieurs grandes entreprises ont déjà été confrontées à la fuite de leurs informations. Par exemple, le piratage de Sony Pictures Entertainment et le vol des données d’Ashley Madison ont fait la une des tabloïds. À cela s’ajoutent des risques techniques tels que la panne de matériel, des fichiers corrompus et des formats devenus obsolètes.
Pour limiter ces risques, quelques bonnes pratiques s’imposent :
- doubler les sauvegardes (locales et en ligne) ;
- chiffrer les données sensibles ;
- utiliser des mots de passe robustes et un gestionnaire de mots de passe ;
- mettre à jour régulièrement les systèmes.
Les données physiques : toujours présentes, toujours à protéger
Les originaux de certains documents tels que les actes notariés, les contrats signés, les titres de propriété, les documents d’identité, ou encore certains dossiers médicaux ou professionnels doivent être conservés sous forme papier. Il faut aussi inclure les objets de valeur sentimentale comme des lettres manuscrites, albums photo, journaux intimes, ou œuvres d’art.
Or, ces éléments sont vulnérables. Dans un simple tiroir, ils peuvent être endommagés par l’humidité, rongés par le temps ou même perdus dans un déménagement. Le stockage à domicile n’est pas toujours adapté, notamment dans les zones peu ventilées ou mal isolées (caves, greniers). Si votre entreprise est assez spacieuse, vous pouvez créer une salle des archives pour accéder rapidement à vos fichiers. Dans le cas contraire, envisagez l’externalisation en vue du stockage pour archives numériques. De nombreuses personnes font l’option de confier ces documents à un espace de stockage sécurisé, spécialement conçu pour préserver leur intégrité dans le temps. L’expérience s’est avérée satisfaisante et concluante.
La location de box : une solution fiable pour la conservation physique des documents
La location de box de stockage est une solution moderne et efficace pour sécuriser les archives physiques. Que vous soyez professionnels ou particuliers, elle peut vous convenir si vous souhaitez libérer de l’espace chez vous tout en protégeant des documents importants.
Cette option vous offre :
- une sécurité optimale : caméras de surveillance, alarmes, contrôle d’accès personnalisés… tout est pensé pour empêcher les intrusions ;
- des conditions de conservation contrôlées : certains box offrent une température stable, une bonne ventilation et une protection contre l’humidité, idéales pour les papiers fragiles ;
- de la flexibilité : selon les services, vous pouvez accéder à vos documents 24h/24 ou sur rendez-vous, et choisir la taille du box en fonction de vos besoins ;
- une organisation facilitée : vous pouvez aménager l’espace avec des étagères, des boîtes d’archives, des meubles, afin de retrouver vos documents facilement.
Prenons l’exemple d’une association qui conserve les archives de ses projets, ou d’un particulier qui souhaite garder ses anciens journaux, ses diplômes et documents de famille : en louant un box de stockage, chacun s’assure une tranquillité d’esprit, sans encombrer son espace personnel. 1BOX vous propose justement des box adaptés à l’archivage : sécurisés, accessibles et pensés pour la conservation longue durée.
Pourquoi faire confiance à 1BOX en matière de stockage pour archives numériques ?
1BOX s’érige en agence de stockage incontournable sur le territoire Français, avec un emplacement dans plusieurs villes. Trois bâtiments très récents sont à votre disposition à Toulon (Six-Fours-Les-Plages), Bordeaux (Mérignac) et Toulouse (Colomiers). Ils sont équipés de dispositifs et de matériaux de qualité adaptés au stockage pour archives numériques. Vous pouvez y stocker la paperasse souhaitée, quels qu’en soient le volume et la valeur. Confier vos archives physiques à 1BOX, c’est vous garantir une sérénité et la possibilité d’y accéder sept jours sur sept de 6h à 23h. Ainsi, au cas où vous ne retrouveriez pas un document dans votre base numérique, vous pouvez le consulter dans votre garde-meubles, le numériser à nouveau et le stocker en toute simplicité.
